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インターネットFAXのメリットとデメリットを知りたい!

インターネットFAXのメリットとデメリットインターネットFAXの導入を検討する中で気になるのは、やはりそのメリットとデメリットだと思います。早速、解説していきますね。

インターネットFAXのメリット

FAX機よりもコストを抑えられる

利用するサービスや使い方にもよりますが、毎月の支払いをFAX機の半額以下まで削減できた事例もあります。FAX機の購入代(orリース代)、印刷用紙代、インク代がかからず、通信費もFAX機の電話回線と違い全国一律。更にインターネットに接続できる端末さえあれば送受信できるので、初期費用やランニングコストを抑えることができるのです。

いつでもどこでも利用できる

パソコン、スマートフォン、タブレットなど様々なデバイスから接続できるので、ネットにつながる環境さえあれば、いつでもどこでもFAXを利用できます。eFAX(イーファックス)message+(メッセージプラス)のようにスマホ向け専用アプリがあるサービスは特にスマートフォンでの使い勝手も良くなっています。出先でも迅速な対応ができるので、クライアントへのサービス向上にもつながりますよね。

ペーパーレスで効率化を図れる

FAX機と違って文書が画像データで送られてくるため、紙に印刷する必要がなくなります。データベースで管理すればペーパーレス化できて、先述のようにコスト面で大きなメリットがありますし、いつでも閲覧できるので効率的です。

FAX機に比べて秘匿性が高い

FAX機の場合、トレーに紙が置かれていれば事務所内の人が誰でも見ることができますし、ましてやコンビニFAXは不特定多数の第三者に情報が漏れる危険性があります。一方、インターネットFAXは受信者しか内容を確認できない仕組みであり、秘匿性はより高いと言えます。

インターネットFAXのデメリット

紙ベースにするにはプリンターが必要

受信した文書を印刷せずにデータベースのまま管理できるのがインターネットFAXのメリットですが、どうしても紙ベースで管理する事情があるならプリンターが必要になります。既に他の業務で使用しているプリンターがあれば問題ありませんが、FAX用に買い揃えなければならない状況ならデメリットになります。

どうしてもスキャナーが必要な場合

インターネットFAXではワードやエクセルで作ったファイルやスマホで撮影した画像をそのまま送信できますが、紙媒体の文書を送るには一度デジタルデータ化しなくてはいけません。スマホのカメラで文書を撮影して送れば良いので通常は問題ないはずですが、どうしてもスキャンして取り込みたい事情があれば、スキャナーを買い揃えるデメリットが発生します。